Politique de confidentialité

01. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Off-Trail Experience, activité de services outdoor basée en Belgique.

Contact : info@offtrailexperience.com — 0491/24 76 34.

Les informations administratives complètes, notamment la forme juridique, le numéro d’entreprise/BCE, le numéro de TVA et l’adresse officielle, doivent être complétées selon la situation exacte de l’entreprise.

02. Champ d’application

La présente politique s’applique à la navigation sur le site, aux demandes de contact, aux demandes de devis, aux réservations, aux prestations outdoor, aux bivouacs, à la location de tentes, aux événements et aux échanges avec Off-Trail Experience.

Elle concerne les visiteurs du site, les prospects, les clients, les participants, les contacts professionnels et toute personne dont les données peuvent être traitées dans le cadre de l’activité.

03. Données collectées

Nous collectons uniquement les données nécessaires à la gestion de la relation, de la demande ou de la prestation : identité, coordonnées, demande de devis, projet, période souhaitée, nombre de personnes, messages, informations logistiques et données de facturation.

Selon les situations, certaines informations relatives aux participants peuvent également être collectées : prénom, âge ou tranche d’âge si utile, niveau d’expérience, besoins spécifiques, restrictions alimentaires, allergies ou contraintes physiques strictement nécessaires à la sécurité.

Des données techniques peuvent être collectées lors de la navigation : adresse IP, type de navigateur, appareil utilisé, pages consultées, logs de sécurité, préférences cookies et consentements.

04. Données transmises pour un groupe

Lorsqu’un client réserve pour plusieurs participants, il peut transmettre certaines informations concernant ces personnes.

Le client s’engage à informer les participants de cette transmission et à leur communiquer la présente politique de confidentialité. Les données concernées sont utilisées uniquement pour l’organisation, la sécurité et la gestion de la prestation réservée.

05. Finalités du traitement

Les données sont traitées pour répondre aux demandes, préparer les devis, gérer les réservations, organiser les prestations, adapter la logistique, assurer la sécurité des participants, établir les factures, suivre les paiements et gérer la relation client.

Elles peuvent aussi être utilisées pour assurer le fonctionnement du site, sécuriser les formulaires, mesurer l’audience avec consentement lorsque nécessaire, gérer les cookies, communiquer sur les activités avec accord lorsque requis et prévenir ou gérer les litiges.

06. Bases juridiques

Les traitements reposent, selon les cas, sur l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, le respect d’obligations légales, l’intérêt légitime d’Off-Trail Experience, le consentement de la personne concernée ou, dans des situations exceptionnelles, la protection des intérêts vitaux d’un participant.

Le consentement est notamment utilisé pour les cookies non nécessaires, certaines communications promotionnelles, l’utilisation d’images identifiables ou certains contenus externes.

07. Formulaire de contact et de devis

Le site peut proposer un formulaire permettant de transmettre une demande de contact ou de devis. Les champs obligatoires sont limités aux informations nécessaires pour comprendre la demande et y répondre.

Les données transmises via le formulaire sont utilisées pour qualifier le projet, reprendre contact, préparer une proposition, assurer le suivi de la relation et conserver une preuve raisonnable des échanges.

08. Réservations, participants et sécurité

Certaines prestations se déroulent en extérieur, parfois sur plusieurs heures ou plusieurs jours. Off-Trail Experience peut donc demander des informations utiles à l’organisation et à la sécurité : nombre de participants, niveau d’expérience, besoins spécifiques, restrictions alimentaires, allergies, contraintes physiques importantes ou personne à prévenir en cas d’urgence.

Les données sensibles ou assimilées ne sont demandées que lorsqu’elles sont réellement nécessaires à la sécurité ou à l’adaptation de la prestation. Elles sont traitées avec prudence et limitées aux personnes qui en ont besoin.

09. Photos, vidéos et témoignages

Des photos ou vidéos peuvent être réalisées pendant certaines prestations à des fins de souvenir, d’illustration ou de communication.

Lorsqu’une personne est identifiable et que l’image est utilisée à des fins promotionnelles ou commerciales, Off-Trail Experience demande son accord préalable lorsque la loi l’exige. Le consentement peut être retiré pour l’avenir en contactant Off-Trail Experience.

10. Cookies et traceurs

Le site utilise des cookies et technologies similaires. Les cookies nécessaires au fonctionnement du site, à la sécurité ou à la conservation des préférences de consentement peuvent être utilisés sans accord préalable, tout en faisant l’objet d’une information claire.

Les cookies de mesure d’audience, marketing ou contenus externes ne sont activés qu’avec le consentement de l’utilisateur lorsque celui-ci est requis. L’utilisateur peut accepter, refuser ou personnaliser ses choix via le mécanisme de gestion du consentement disponible sur le site.

La durée de conservation du choix de consentement est prévue pour 183 jours, sauf modification ultérieure des paramètres ou obligation différente.

11. Services tiers et sous-traitants

Off-Trail Experience peut faire appel à des prestataires techniques ou professionnels pour l’hébergement, la maintenance WordPress, les formulaires, la messagerie, la sécurité, la gestion des cookies, la mesure d’audience, la facturation, la comptabilité ou l’intégration de contenus externes.

Les prestataires n’ont accès aux données que dans la mesure nécessaire à leur mission. Lorsqu’ils agissent comme sous-traitants, Off-Trail Experience veille à ce qu’ils présentent des garanties suffisantes de confidentialité et de sécurité.

12. Destinataires des données

Les données peuvent être accessibles à Off-Trail Experience, aux personnes autorisées à gérer les demandes et prestations, aux prestataires techniques du site, à l’hébergeur, au prestataire de messagerie, au prestataire de formulaire, au comptable, à l’assureur ou à des partenaires opérationnels strictement nécessaires à une prestation.

Les données peuvent aussi être communiquées aux autorités administratives, fiscales ou judiciaires lorsque la loi l’impose, ou à un conseil juridique en cas de litige. Off-Trail Experience ne vend pas les données personnelles.

13. Transferts hors de l’Espace économique européen

Off-Trail Experience privilégie des prestataires situés dans l’Espace économique européen lorsque cela est possible.

Certains services techniques, outils de mesure, réseaux sociaux ou contenus externes peuvent néanmoins impliquer un transfert hors EEE. Dans ce cas, le transfert doit reposer sur un mécanisme reconnu par le RGPD, par exemple une décision d’adéquation, des clauses contractuelles types, des garanties appropriées ou le consentement lorsque celui-ci est requis.

14. Durées de conservation

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités poursuivies, sous réserve des obligations légales applicables.

À titre indicatif, les demandes de devis non abouties peuvent être conservées jusqu’à 3 ans après le dernier échange. Les données liées à une réservation sont conservées pendant la relation contractuelle, puis pendant la durée utile à la preuve, aux réclamations et aux obligations légales. Les documents comptables et fiscaux peuvent être conservés pendant 10 ans.

Les données de sécurité, allergies ou contraintes particulières sont conservées le temps nécessaire à la préparation et à l’exécution de la prestation, sauf incident, réclamation ou obligation légale. Les préférences cookies sont généralement conservées 183 jours.

15. Sécurité des données

Off-Trail Experience met en œuvre des mesures raisonnables pour protéger les données contre l’accès non autorisé, la perte, la modification, la divulgation, la destruction ou l’utilisation abusive.

Ces mesures peuvent inclure la limitation des accès, la sécurisation du site, la mise à jour des outils techniques, l’utilisation d’un hébergement adapté, la sauvegarde raisonnable des données nécessaires et la suppression ou l’anonymisation lorsque les données ne sont plus utiles.

16. Données concernant les mineurs

Certaines activités peuvent concerner des mineurs. Les données relatives à un mineur sont traitées uniquement dans la mesure nécessaire à l’organisation, à la sécurité ou à la participation à l’activité.

La réservation ou la transmission d’informations concernant un mineur doit être effectuée par son représentant légal ou avec son accord. Off-Trail Experience peut demander des informations complémentaires ou refuser une participation si les conditions de sécurité ou d’autorisation ne sont pas réunies.

17. Prospection et communications

Off-Trail Experience peut envoyer des communications liées à une demande, une réservation, une prestation ou une relation client existante.

L’envoi de communications promotionnelles non nécessaires à la relation contractuelle repose sur le consentement lorsque celui-ci est requis. Toute personne peut demander à ne plus recevoir ces communications.

18. Réseaux sociaux

Off-Trail Experience peut être présent sur des réseaux sociaux ou plateformes externes.

Lorsque l’utilisateur interagit avec Off-Trail Experience sur ces plateformes, les données peuvent également être traitées par la plateforme concernée, selon sa propre politique de confidentialité. Off-Trail Experience n’est pas responsable des traitements réalisés directement par ces plateformes en dehors de ses propres comptes, pages ou campagnes.

19. Liens vers des sites tiers

Le site peut contenir des liens vers des sites tiers. Off-Trail Experience n’est pas responsable du contenu, de la sécurité ou des pratiques de confidentialité de ces sites externes.

L’utilisateur est invité à consulter la politique de confidentialité de chaque site externe qu’il visite.

20. Décision automatisée et profilage

Off-Trail Experience ne prend pas de décision produisant des effets juridiques ou significatifs uniquement sur la base d’un traitement automatisé.

Le site peut utiliser des outils statistiques ou de mesure d’audience dans les conditions prévues par la présente politique et selon les choix de consentement de l’utilisateur.

21. Vos droits

Conformément au RGPD, toute personne concernée dispose, dans les conditions prévues par la loi, d’un droit d’information, d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, de portabilité, de retrait du consentement et du droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Ces droits ne sont pas absolus et peuvent dépendre de la base juridique du traitement, des obligations légales applicables ou des droits légitimes d’Off-Trail Experience.

22. Exercer ses droits

Pour exercer ses droits ou poser une question relative à ses données personnelles, la personne concernée peut contacter Off-Trail Experience par e-mail à info@offtrailexperience.com, par téléphone au 0491/24 76 34, ou par courrier à l’adresse officielle de l’entreprise, à compléter.

La demande doit permettre d’identifier la personne concernée et de comprendre clairement le droit exercé. En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, des informations complémentaires peuvent être demandées.

23. Réclamation auprès de l’autorité de contrôle

La personne concernée peut introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

En Belgique, l’autorité compétente est l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique. Avant toute réclamation, Off-Trail Experience invite la personne concernée à la contacter afin de rechercher une solution.

24. Mise à jour de la politique

Off-Trail Experience peut modifier la présente politique afin de tenir compte de l’évolution du site, des outils utilisés, des services proposés, des obligations légales, des recommandations des autorités compétentes ou des pratiques internes de gestion des données.

La version applicable est celle publiée sur le site au moment de la consultation.