Conditions générales

1. Identification du prestataire

Les services sont proposés par Off-Trail Experience, activité outdoor basée en Belgique.

Contact : info@offtrailexperience.com — 0491/24 76 34.

Les coordonnées complètes, la forme juridique, le numéro d’entreprise/BCE et le numéro de TVA, le cas échéant, seront communiqués dans le devis, la confirmation de réservation ou les documents contractuels.

Dans les présentes conditions, Off-Trail Experience est désigné comme « le prestataire », « l’organisateur » ou « Off-Trail Experience ».

2. Champ d’application

Les présentes conditions générales s’appliquent à l’ensemble des prestations proposées par Off-Trail Experience : voyages accompagnés, randonnées, bivouacs, location de tentes et de matériel, événements outdoor, prestations sur mesure et toute activité connexe, en Belgique ou à l’étranger.

Des conditions particulières peuvent compléter les présentes conditions dans un devis, une fiche prestation, une confirmation de réservation ou un contrat spécifique. En cas de contradiction, les conditions particulières expressément acceptées prévalent.

3. Client et participant

Le « client » désigne la personne physique ou morale qui effectue une demande, accepte un devis, réserve ou paie une prestation.

Le « participant » désigne toute personne qui prend part à une activité, un bivouac, un voyage, une location, un événement ou une expérience organisée par Off-Trail Experience.

Lorsque le client réserve pour plusieurs participants, il garantit être autorisé à accepter les présentes conditions au nom du groupe et s’engage à transmettre les informations utiles à chacun.

4. Nature des prestations

Off-Trail Experience propose des prestations outdoor et des expériences en pleine nature pouvant inclure, selon l’offre retenue, la préparation d’un itinéraire, l’accompagnement, la mise à disposition d’un lieu de bivouac, l’installation de tentes, la location de matériel, l’organisation d’un campement ou la coordination logistique.

Les prestations exactes incluses sont celles indiquées dans le devis, la fiche prestation ou la confirmation de réservation.

Sauf mention contraire écrite, les transports jusqu’au lieu de rendez-vous, assurances personnelles, dépenses personnelles, repas, boissons, autorisations particulières et équipements non expressément prévus ne sont pas inclus.

5. Informations précontractuelles

Avant toute réservation définitive, Off-Trail Experience communique au client les informations essentielles relatives à la prestation envisagée : nature de la prestation, date ou période, lieu ou zone d’intervention, durée, nombre de participants, prestations incluses, prix, modalités de paiement, conditions d’annulation et exigences éventuelles de sécurité, de santé ou d’équipement.

Le client est tenu de vérifier l’exactitude des informations transmises avant acceptation du devis ou confirmation de la réservation.

6. Devis et validité des offres

Toute prestation personnalisée peut faire l’objet d’un devis. Sauf indication contraire, les devis sont valables pendant une durée de [durée à compléter] à compter de leur émission.

Le devis est établi sur la base des informations communiquées par le client. Toute modification de ces informations peut entraîner une adaptation du prix, du programme, des conditions d’organisation ou de la faisabilité de la prestation.

L’acceptation du devis par écrit, signature, validation électronique, e-mail ou paiement total ou partiel vaut commande ferme.

7. Réservation

La réservation devient définitive après acceptation écrite du devis ou de l’offre, communication des informations nécessaires à l’organisation, paiement de l’acompte ou du montant convenu et confirmation écrite de la réservation par Off-Trail Experience.

Off-Trail Experience se réserve le droit de refuser une réservation lorsque la demande est incompatible avec les conditions de sécurité, la capacité d’organisation, la disponibilité du matériel, les contraintes locales, la réglementation applicable ou l’éthique de l’entreprise.

8. Prix

Les prix sont indiqués en euros. Pour les consommateurs, les prix sont présentés toutes taxes comprises lorsque la TVA est applicable. Pour les professionnels, les prix peuvent être indiqués hors taxes si cela est précisé.

Les prix sont calculés en fonction de la nature de la prestation, de la durée, du nombre de participants, du lieu, du matériel nécessaire, de la période, des options demandées et des coûts externes éventuels.

Tout supplément non prévu dans l’offre initiale doit faire l’objet d’un accord préalable, sauf urgence liée à la sécurité des participants ou à la préservation du matériel.

9. Paiement

Les modalités de paiement sont précisées dans le devis ou la confirmation de réservation. Off-Trail Experience peut demander un acompte à la réservation, le solde avant le début de la prestation ou le paiement complet pour certaines prestations à date rapprochée.

Une garantie ou caution peut être demandée en cas de location de matériel.

Tout retard de paiement peut entraîner la suspension de la préparation, le refus de participation, l’annulation de la réservation ou l’application de frais, dans les limites autorisées par la loi.

10. Modification par le client

Toute demande de modification doit être adressée par écrit à Off-Trail Experience. Elle peut concerner la date, le nombre de participants, le lieu, le niveau de confort, la durée, les options, le matériel ou les besoins logistiques.

Off-Trail Experience fera ses meilleurs efforts pour accepter les modifications demandées, sans garantie de faisabilité. Toute modification peut entraîner une adaptation du prix, du programme ou des conditions d’organisation.

11. Annulation par le client

Toute annulation par le client doit être notifiée par écrit. Les conditions d’annulation applicables sont celles mentionnées dans le devis, la fiche prestation ou la confirmation de réservation.

À défaut de conditions particulières, des frais proportionnels peuvent être retenus en fonction de la date d’annulation, du temps de préparation, des frais déjà engagés, de l’immobilisation du matériel et des prestataires externes mobilisés.

L’absence du client ou d’un participant le jour de la prestation ne donne pas automatiquement droit à remboursement. Lorsque la loi impose des règles plus favorables au consommateur, celles-ci prévalent.

12. Annulation ou modification par Off-Trail Experience

Off-Trail Experience peut modifier, reporter ou annuler une prestation lorsque des circonstances le justifient : météo défavorable, risque pour la sécurité, terrain impraticable, interdiction administrative, absence d’autorisation nécessaire, indisponibilité imprévisible d’un lieu ou d’un matériel essentiel, force majeure, comportement dangereux ou nombre de participants insuffisant lorsque cela a été annoncé.

En cas d’annulation imputable à Off-Trail Experience, une solution de remplacement, un report ou un remboursement pourra être proposé selon la situation et les règles applicables.

13. Météo, sécurité et conditions naturelles

Les prestations se déroulent en extérieur et peuvent dépendre de facteurs naturels ou locaux : pluie, vent, froid, chaleur, humidité, boue, terrain irrégulier, état des chemins, présence d’insectes ou d’animaux, restrictions locales et imprévus liés à la nature.

Ces éléments ne constituent pas automatiquement un motif de remboursement. Off-Trail Experience peut adapter ou interrompre une prestation si les conditions mettent en cause la sécurité des participants, du matériel, des tiers ou de l’environnement.

14. Droit de rétractation

Pour les contrats conclus à distance, le consommateur dispose en principe d’un droit de rétractation de 14 jours calendrier.

Toutefois, ce droit peut ne pas s’appliquer à certaines prestations prévues à une date ou période déterminée, notamment les services d’hébergement autres qu’à des fins résidentielles, les activités de loisirs, certaines prestations touristiques ou les services liés à un événement daté.

Lorsqu’une prestation Off-Trail Experience porte sur une activité, un bivouac, une location, un événement, un séjour ou une expérience prévue à une date ou période déterminée, le client est informé que le droit de rétractation peut être exclu.

15. Cas particulier des voyages à forfait et prestations de voyage liées

Certaines offres peuvent, selon leur contenu exact, relever de la réglementation belge relative aux voyages à forfait, aux prestations de voyage liées ou aux services de voyage.

Lorsque l’offre correspond juridiquement à un voyage à forfait, notamment lorsqu’elle combine au moins deux services de voyage dans les conditions prévues par la loi et qu’elle dépasse 24 heures ou inclut une nuitée, les règles spécifiques applicables prévalent.

Dans ce cas, Off-Trail Experience communiquera au client les informations précontractuelles obligatoires, les conditions d’annulation, les informations relatives à la responsabilité de l’organisateur et, si applicable, les coordonnées de l’assureur couvrant l’insolvabilité.

16. Conditions de participation

Le client doit s’assurer que chaque participant dispose d’une condition physique, d’un équipement et d’un comportement adaptés à la prestation réservée.

Les participants doivent respecter les consignes données par Off-Trail Experience, les horaires, les règles de sécurité, les instructions relatives au matériel, les règles de respect de l’environnement et les décisions prises par l’encadrant pour la sécurité du groupe.

Off-Trail Experience peut refuser ou exclure un participant dont l’état, l’équipement ou le comportement présente un risque pour lui-même, les autres, le matériel, les tiers ou l’environnement.

17. Santé, allergies et informations personnelles utiles

Le client doit informer Off-Trail Experience, avant la prestation, de tout élément pouvant avoir une incidence sur la sécurité ou l’organisation : condition médicale particulière, traitement important, allergie, restriction alimentaire, handicap, difficulté de mobilité, phobie importante, fatigue, présence de mineurs ou besoin spécifique.

Off-Trail Experience ne fournit pas de diagnostic médical. En cas de doute, le participant doit demander un avis médical avant de participer. La dissimulation d’une information importante peut engager la responsabilité du client ou du participant.

18. Mineurs

Les mineurs peuvent participer uniquement avec l’accord de leur représentant légal et dans les conditions précisées par Off-Trail Experience.

Selon la prestation, la présence d’un adulte responsable peut être exigée. Le représentant légal ou l’adulte accompagnant reste responsable du comportement, de la sécurité courante et de la surveillance du mineur, sauf disposition écrite contraire.

19. Location de tentes et de matériel

Lorsque la prestation inclut une location de tente ou de matériel, le client s’engage à utiliser le matériel avec soin, conformément à sa destination normale et aux consignes données.

Le matériel doit être restitué dans l’état dans lequel il a été remis, sous réserve d’une usure normale. Le client peut être tenu responsable en cas de perte, vol, casse, détérioration, usage anormal, salissure excessive, démontage incorrect, non-restitution ou retard de restitution.

Une caution ou garantie peut être demandée. Les frais de réparation, nettoyage, remplacement ou remise en état peuvent être facturés lorsqu’ils résultent d’un usage non conforme, d’une négligence ou d’un dommage imputable au client ou aux participants.

20. Respect des lieux et de l’environnement

Les prestations Off-Trail Experience reposent sur le respect de la nature, des lieux et des personnes.

Le client et les participants s’engagent à ne laisser aucun déchet, respecter la faune et la flore, ne pas dégrader les lieux, respecter les riverains, propriétaires, communes et autres usagers, utiliser uniquement les espaces autorisés, respecter les consignes relatives au feu et limiter les nuisances sonores.

Toute dégradation, pollution, amende, frais de nettoyage ou dommage causé par le client ou les participants pourra être refacturé au client.

21. Feu, cuisine extérieure et règles locales

Lorsque la prestation prévoit un feu, un repas extérieur, un chauffage, une lanterne, un réchaud ou tout autre équipement pouvant présenter un risque, l’utilisation se fait exclusivement selon les consignes d’Off-Trail Experience et dans le respect des règles locales.

Off-Trail Experience peut interdire ou interrompre toute utilisation du feu ou d’un équipement lorsque les conditions météorologiques, les règles locales ou la sécurité l’exigent.

22. Retard et absence

Le client doit respecter les horaires communiqués. En cas de retard, Off-Trail Experience peut adapter la prestation, réduire sa durée ou la maintenir selon le programme prévu, sans que cela n’ouvre automatiquement droit à remboursement.

En cas d’absence du client ou d’un participant au lieu et à l’heure convenus, la prestation est considérée comme due, sauf accord écrit contraire ou cas particulier prévu dans les conditions de réservation.

23. Assurance

Off-Trail Experience déclare être couverte par une assurance adaptée à son activité professionnelle. Les informations relatives à l’assureur, au type de couverture et au numéro de police sont à compléter dans les documents contractuels ou mentions légales.

Cette assurance ne remplace pas les assurances personnelles du client et des participants. Il appartient au client de vérifier qu’il dispose d’une couverture suffisante : responsabilité civile, accident personnel, assistance, frais médicaux, annulation, rapatriement si nécessaire et couverture du matériel personnel.

Pour certaines prestations, Off-Trail Experience peut recommander ou exiger une assurance spécifique.

24. Responsabilité

Off-Trail Experience est responsable de la bonne exécution des prestations qu’elle s’engage expressément à fournir, dans les limites prévues par la loi et les conditions particulières acceptées.

La responsabilité d’Off-Trail Experience ne peut être engagée pour les dommages résultant d’une faute du client ou d’un participant, d’informations inexactes ou incomplètes, du non-respect des consignes, d’un comportement dangereux, d’une utilisation anormale du matériel, d’un événement imprévisible et extérieur, d’un cas de force majeure, d’une décision administrative, d’une intervention d’un tiers ou d’un risque inhérent aux activités outdoor.

Aucune clause des présentes conditions ne vise à exclure ou limiter une responsabilité qui ne pourrait légalement être exclue ou limitée.

25. Force majeure et circonstances exceptionnelles

Sont notamment considérés comme cas de force majeure ou circonstances exceptionnelles : événement météorologique dangereux, catastrophe naturelle, incendie, inondation, tempête, pandémie ou mesure sanitaire, fermeture administrative, interdiction d’accès, grève, accident, indisponibilité imprévisible d’un prestataire essentiel ou trouble important affectant la sécurité.

En cas de force majeure, Off-Trail Experience pourra proposer un report, une adaptation ou une annulation selon la nature de la prestation, les frais déjà engagés et les règles légales applicables.

26. Sous-traitants et partenaires

Off-Trail Experience peut faire appel à des partenaires ou prestataires externes pour certaines composantes d’une prestation : hébergement, transport, restauration, matériel, animation, encadrement spécifique ou autorisations locales.

Le recours à des partenaires ne modifie pas les engagements expressément pris par Off-Trail Experience envers le client, sauf lorsque le client contracte directement avec un tiers. Dans ce cas, les conditions de ce tiers s’appliquent au service concerné.

27. Photos, vidéos et droit à l’image

Des photos ou vidéos peuvent être réalisées pendant certaines prestations à des fins de souvenir, de communication ou de promotion.

Aucune image identifiable d’un participant ne sera utilisée à des fins commerciales ou promotionnelles sans accord préalable, sauf lorsque le participant a expressément donné son consentement. Le participant peut retirer son accord pour l’avenir en contactant Off-Trail Experience.

28. Propriété intellectuelle

Le site internet, les textes, visuels, photographies, logos, éléments graphiques, contenus, itinéraires, supports et documents créés par Off-Trail Experience sont protégés par les droits de propriété intellectuelle.

Toute reproduction, diffusion, modification, extraction ou utilisation non autorisée est interdite. Les itinéraires, concepts, supports et propositions personnalisées transmis au client restent la propriété d’Off-Trail Experience, sauf accord écrit contraire.

29. Données personnelles

Off-Trail Experience traite certaines données personnelles nécessaires à la gestion des demandes, devis, réservations, prestations, obligations légales, sécurité des participants et relation client.

Les modalités de traitement des données personnelles sont détaillées dans la politique de confidentialité disponible sur le site. Le client dispose des droits prévus par la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, selon les conditions précisées dans cette politique.

30. Réclamations

Toute réclamation doit être adressée par écrit à Off-Trail Experience dans les meilleurs délais, et au plus tard dans un délai de [délai à compléter] après la prestation concernée.

La réclamation doit décrire précisément la prestation concernée, la date, les faits reprochés, les pièces utiles et la demande formulée. En cas de difficulté sur place, le client doit informer Off-Trail Experience dès que possible afin qu’une solution puisse être recherchée pendant la prestation.

31. Médiation et règlement amiable

En cas de litige, le client est invité à contacter d’abord Off-Trail Experience afin de rechercher une solution amiable.

Si aucune solution amiable n’est trouvée, le consommateur peut s’informer auprès des services de médiation compétents en Belgique, notamment via les dispositifs publics d’information et d’orientation des consommateurs. Le recours à une médiation n’empêche pas le consommateur d’exercer les droits que la loi lui reconnaît.

32. Nullité partielle

Si une clause des présentes conditions générales est déclarée nulle, illégale ou inapplicable, les autres clauses restent applicables.

La clause concernée sera remplacée, dans la mesure du possible, par une disposition valable produisant un effet économique ou juridique proche.

33. Modification des conditions générales

Off-Trail Experience peut modifier les présentes conditions générales à tout moment.

Les conditions applicables sont celles en vigueur au jour de la demande, de la réservation ou de l’acceptation du devis, sauf disposition légale contraire. Les modifications ne s’appliquent pas rétroactivement aux prestations déjà confirmées, sauf accord du client ou obligation légale.

34. Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes conditions générales sont soumises au droit belge.

En cas de litige, les parties rechercheront d’abord une solution amiable. À défaut d’accord, les juridictions compétentes seront déterminées conformément aux règles légales applicables, notamment les règles impératives protégeant les consommateurs.

Aucune disposition des présentes conditions ne prive le consommateur des droits impératifs dont il bénéficie en vertu de la législation applicable.